A marzo per molte organizzazioni non profit inizia la stagione delle assemblee per l’approvazione del rendiconto annuale.
Prima di partire rinfresca la memoria riguardo le regole previste dalla legge per la convocazione dell’assemblea e per le votazioni.
Cos’è il rendiconto annuale e come si redige
Cominciamo dal principio riprendendo qualche passo del nostro articolo sul rendiconto e le scritture contabili.
Il rendiconto è il documento in cui devono risultare con chiarezza e precisione le entrate suddivise per voci analitiche, i beni, i contributi, i lasciti ricevuti, le spese e gli oneri sostenuti dall’associazione.
Il rendiconto deve essere accompagnato da:
- una relazione illustrativa predisposta dal Consiglio direttivo che descriva le attività svolte dell’associazione e gli eventi o iniziative organizzate;
- una relazione del Collegio dei Revisori dei conti (se previsto dallo statuto) che attesti la conformità dei dati con i documenti contabili.
Tutti i documenti vanno presentati all’assemblea dei soci per chiedere l’approvazione del rendiconto.
Quando convocare l’assemblea dei soci?
Negli statuti scritti con criterio sono riportate sia la procedura per indire l’assemblea che le regole da seguire per le votazioni.
Consiglio vivamente alle associazioni che nel proprio statuto non avessero scritto nulla in merito di rivedere il documento per correggerlo.
L’esperienza insegna che errori o mancanze a volte possono causare problemi seri (se vuoi effettuare un’analisi dei vostri documenti scrivimi).
Comunque, in assenza di norme statutarie vale la regola sancita dall’art.20 co.1 del Codice Civile: “L’assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori una volta l’anno per l’approvazione del bilancio”.
Tale regola, nonostante sia sancita solo per le associazioni riconosciute, si applica comunque alla generalità degli enti associativi e quindi anche alle associazioni non riconosciute.
L’obbligo è stato ripreso successivamente anche dal D.lgs 460/1997 e dall’art.148 del TUIR.
Se lo statuto non prevede nulla neanche sulla tempistica, vale quanto previsto dall’art.2364 co.2 del Codice Civile per le società: “L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società”.
In parole povere l’assemblea dei soci per l’approvazione del rendiconto deve riunirsi al massimo entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio.
Pertanto il rendiconto consuntivo e quello preventivo (se previsto nello statuto) devono essere approvati:
- entro fine aprile per le associazioni che hanno optato per l’anno solare (dal 1° gennaio al 31 dicembre);
- entro fine dicembre per le associazioni che hanno optato per l’anno scolastico (dal 1° settembre al 31 agosto).
Come convocare l’assemblea dei soci?
Per la convocazione dell’assemblea bisogna seguire quanto previsto nello statuto dell’associazione, non bisogna inventarsi nulla.
Le modalità previste dalla maggioranza degli statuti sono:
- avviso affisso nei locali dell’associazione almeno “x” giorni prima della data di convocazione;
- avviso affisso nella bacheca del sito web dell’associazione, almeno “x” giorni prima della data di convocazione;
- comunicazione scritta inviata ad ogni socio tramite posta cartacea, elettronica o qualsiasi altro mezzo ritenuto idoneo.
Le regole generali di conduzione dell’assemblea
L’assemblea è valida con la presenza della maggioranza (metà più uno) dei soci.
Se la prima convocazione va deserta, l’assemblea è regolarmente costituita in seconda convocazione qualunque sia il numero dei soci presenti.
Il Presidente ed il Segretario proclamano l’apertura dell’assemblea nei termini previsti dalla convocazione e precisano se si tratti di un adunanza in prima o in seconda convocazione.
Poi accertano l’identità dei presenti e la legittima partecipazione verificando l’iscrizione dei soggetti nel libro soci, la maggiore età e le eventuali deleghe, rilasciate nel rispetto della legge e dello statuto.
Consiglio caldamente di raccogliere le firme dei presenti su un apposito prospetto redatto in forma libera, da conservare agli atti dell’ente insieme al verbale dell’assemblea.
In generale la procedura di approvazione del rendiconto deve rispettare questi passaggi:
- il Consiglio direttivo prepara il rendiconto;
- il Collegio dei Revisori (se previsto) stende una propria relazione dove prende atto che il rendiconto è conforme (o meno) ai documenti e alle scritture contabili e che esso risponde alle prescrizioni di legge e di statuto;
- il rendiconto viene sottoposto all’assemblea e l’approvazione da parte dei soci rende definitivi sia il documento che gli atti collegati.
Il rendiconto non va depositato presso alcun ente (per esempio la Camera di Commercio). A meno che non sia espressamente previsto da regolamenti specifici, come avviene per esempio per l’iscrizione al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.
Di norma il rendiconto resta agli atti dell’ente e può essere:
- consultato dai soci, previa richiesta al Consiglio direttivo;
- pubblicato sul sito web dell’associazione a fini promozionali;
- diffuso alla cittadinanza o ai donatori.
In conclusione
Il rendiconto annuale è uno dei documenti fondamentali di ogni organizzazione non profit e l’assemblea è un momento cruciale della vita associativa.
L’assemblea dei soci attesta la presenza di dialogo e confronto, la partecipazione dei soci e la democrazia interna.
Sono principi fondamentali previsti sia dalle leggi vigenti che dalla natura di qualsiasi associazione.
Come ho detto e scritto più volte, la mancata approvazione del rendiconto o la tenuta scorretta dei documenti determinano la decadenza delle agevolazioni fiscali.
Per questo è indispensabile che l’associazione sia in grado di dimostrare (con gli atti) sia la regolare organizzazione delle assemblee che la tenuta rigorosa della contabilità.
Vuoi maggiori informazioni su questo argomento? Vuoi sottoporci un caso specifico? Scrivici.
Lavoro dentro e a fianco del mondo no profit da oltre 25 anni. Ho fondato e amministrato organizzazioni attive in campo sociale e culturale. Il mio obiettivo è aiutare le associazioni a lavorare meglio, a crescere in modo sostenibile e vantaggioso.
