Spesso le organizzazioni non profit alle prime armi con la progettazione non pongono la giusta attenzione alle fasi del monitoraggio e della valutazione:
- iniziano descrivendo con la massima cura chi sono e le attività che svolgeranno;
- cominciano a perdere i colpi nella definizione dei beneficiari;
- si perdono in frasi molto vaghe nelle sezioni del monitoraggio e della valutazione dei risultati raggiunti.
Ne parleremo nel dettaglio durante il nostro seminario gratuito sulla progettazione.
Intanto però chiariamo cosa sono il monitoraggio e la valutazione ed i motivi per cui sono importanti.
Cos’è il monitoraggio?
Il monitoraggio è l’azione costante di osservazione e controllo del progetto nel corso del suo stesso evolversi, al fine di raccogliere dati e informazioni utili per correggere (o confermare) i processi in atto e per migliorarne gli esiti.
Quindi il monitoraggio è finalizzato a individuare eventuali punti deboli del progetto, al fine di correggere la rotta e raggiungere gli obiettivi previsti.
Cos’è la valutazione dei risultati?
Valutare significa esaminare in maniera accurata, critica e oggettiva la qualità delle azioni compiute e la concretezza degli obiettivi che erano stati prefissati nel progetto, in relazione ai risultati effettivamente ottenuti.
La valutazione dovrebbe essere svolta durante tutto l’arco del progetto e non solo alla fine, in maniera da valutare costantemente l’andamento dei lavori.
Perché sono importanti?
Sia il monitoraggio che la valutazione dovrebbero essere ponderati bene mentre si scrive il progetto.
Inoltre i lavori di ideazione dovrebbero essere condivisi con gli eventuali partner, per assicurarci che tutti abbiano ben chiari i propri compiti.
Sono fasi fondamentali per molti motivi:
- osservando e controllando costantemente le attività svolte e i risultati raggiunti, abbiamo la possibilità di raddrizzare la rotta se c’è bisogno;
- monitorando da vicino l’andamento dei lavori e delle spese non corriamo il rischio di sforare il budget preventivo;
- tenendo informati gli eventuali partner dei progressi fatti siamo tutti più efficienti e incisivi.
Infine, i dati raccolti sono preziosi per comunicare all’interno (cioè i nostri soci) e all’esterno i risultati raggiunti, aiutandoci a costruire una buona reputazione alla nostra organizzazione.
Bisogna dimostrare sul campo di cosa siamo capaci: una buona idea, ma con una realizzazione scarsa porta a risultati mediocri.
E dopo tutti gli sforzi che avremo compiuto per raggiungere gli scopi progettuali, sarebbe un enorme sbaglio non rendere pubblici i risultati ottenuti.
Inoltre, fare bene – e dimostrarlo – attiva un circuito virtuoso nel quale:
- i possibili finanziatori (fondazioni, enti pubblici, aziende, ecc.) ci daranno fiducia per nuovi progetti;
- i beneficiari del progetto e i membri della comunità in cui viviamo potrebbero interessarsi alle nostre attività e diventare nuovi volontari dell’associazione.
In conclusione
Impariamo a raccogliere i dati positivi delle attività che svolgiamo e impariamo a comunicarli.
Saranno un ottimo biglietto da visita per presentare la nostra associazione ed i suoi valori.
Con i fatti quindi – e non solo con le parole – coinvolgeremo le persone che ci circondano, che potrebbero diventare sostenitori o nuovi volontari.
I dati negativi invece ci serviranno per migliorarci e diventare sempre più efficaci in quello che facciamo.
Vuoi saperne di più sulla progettazione? Vieni al nostro seminario gratuito.
