E passato il Natale? Le campagne che ti aspettano appena rimesso via l’albero

Siamo nel bel mezzo della campagna di Natale, impegnativa come non mai in un anno particolare e delicato come questo…il nostro ingegno e la creatività di fundraiser sono messi a dura prova, nel tentativo di recuperare il più possibile, compensando anche quel che non si può fare come da tradizione.

Per cui, in effetti sarebbe il caso di scrivere un bell’articolo di rinforzo sulla campagna di Natale… ma di questo abbiamo già parlato qualche mese fa,  quando la temperatura era ancora oltre la soglia di sopportazione del calore.

Quindi (filtrando purtroppo le indicazioni per banchetti e volontari “tradizionali”) se senti di dover riprendere in mano le briglie in vista del prossimo mese, torna a consultare quell’articolo!

Con questo pezzo però, come da filosofia  Raccolta Fondi No Stressvoglio invitarti a giocare di anticipo!

Nelle prossime settimane, mentre fai quel che hai in programma, devi ricavarti il tempo per pianificare quelle poche e semplici azioni che daranno l’impronta e lo slancio a tutto il tuo fundraising nel 2021.

E ricavati anche del tempo per esaminarle insieme a me (lato fundraising) e Germana Pietrani Sgalla (lato amministrativo-fiscale) iscrivendoti al prossimo webinar gratuito riservato agli iscritti a questa lista, per verificare se il tuo ente è in regola con tutto quel che riguarda l’amministrazione della raccolta fondi.

Nelle prossime righe quindi porterò la tua attenzione sul da farsi nei primissimi mesi dell’anno nuovo, di modo che le prossime stagioni del fundriasing della tua piccola organizzazione nascano tra sotto i migliori auspici!

 

Parleremo nello specifico di tre campagne

Una delle quali è davvero micro, mentre le altre due possono essere dei banchi di prova che impegnano la tua organizzazione da qualche settimana a, potenzialmente, tutto l’anno!

Te le presento qui, per poi passare ad esaminarle. Parleremo:

  • della Campagna “Buon Anno Nuovo!”
  • della Campagna “W la Cortesia”
  • della Campagna “Riepilogo dell’Anno Prima”

Iniziamo quindi con…

 

La Campagna “Buon Anno Nuovo!”

La campagna “Buon anno nuovo!” è molto semplice.

Si tratta di una campagna di fidelizzazione che ha lo scopo di ricordare ai sostenitori quali sono i valori comuni che condividete e che guidano tanto la loro quotidianità quanto la vostra azione di fundraising.

La filantropia delle persone è fatta di alti e bassi, dovuti a tante cause assolutamente naturali, che nulla hanno a che fare con la loro sensibilità: periodi di distrazione e di calo energetico, minori disponibilità o priorità/urgenze di spesa, imprevisti e “tegole” che piovono dal cielo, diffidenza e ripensamenti verso la tua organizzazione che nascono dal nulla, o dal sentirsi in qualche modo offesi o poco considerati, o magari da notizie di cronaca che nulla hanno a che vedere con la vostra conduzione.

È questo il motivo per il quale la tua organizzazione deve avere la costanza e la bravura di comunicare tanto, in modo variegato e con costanza, andando ben oltre la sfera del “ho questa proposta di donazione / questo appello da farti!”.

Per il 2021 devi mettere in piedi un piano di comunicazione per il fundraising bello ricco e articolato, che riesca a sostenere e accompagnare i donatori e potenziali tali attraverso i momenti di stanca, di vuoto, di dubbio e di distrazione.

 

Il primo passo da fare

Il primo passo è augurare loro buon anno nuovo, seguendo questi principi:

  • Il centro della campagna e del discorso sono i valori comuni che vivete nel profondo: Se la donazione è un gesto che può conoscere fasi di “stanca”, invece riconoscere e vivere certi valori non stanca mai! Sono i valori comuni che vi terranno sempre legati e prossimi ai vostri sostenitori, in qualsiasi momento.
  • È una campagna in due colpi:
    • nell’ultima settimana del 2020 il messaggio è: “Grazie di quello che hai fatto finora, ti auguriamo di vivere un 2021 all’insegna di #I VOSTRI VALORI”. Senza appelli di raccolta fondi attaccati.
    • nella prima e seconda (o seconda e terza) settimana del 2021 il vostro messaggio sarà: “Eccoci nell’anno nuovo, ti auguriamo che sia bello, sereno e felice. Il nostro impegno comune in difesa / per promuovere #I VOSTRI VALORI COMUNI continua. Ti invitiamo a fare una donazione come segno di questa ripartenza fianco a fianco”.
  • È una campagna sulla mission e sulla buona causa piuttosto che su un progetto specifico.
  • Per augurare il buon anno nuovo, preparerete una piccola ma speciale e significativa “esperienza di ringraziamento” che gratifichi i vostri sostenitori. Assieme ai beneficiari ci sarete anche voi del fundraising in prima persona. Può essere un breve filmato come un pezzo scritto, la cosa determinante è che al tutto sia abbinato un gesto/un atto simbolico che esprima con chiarezza e forza i vostri valori comuni.

Come da regola aurea, il messaggio deve ripetersi per almeno 3 settimane.

Per che canali e con che strumenti? Tutti quelli che avete a disposizione, come da altra regola aurea delle campagne di fundraising! 😉

Fondamentalmente, dovete ripetervi per un minimo di una volta alla settimana e fino a un massimo di 2 volte alla settimana.

Se avete difficoltà ad organizzare una spedizione postale ad hoc, nessun problema, vedete magari di richiamare questa campagna e i suoi messaggi al primo invio postale possibile, dovesse realizzarsi anche 4 o 5 mesi dopo.

 

La Campagna “W la Cortesia”

Questa campagna è abbastanza sui generis e, a dire il vero, non è detto che sia praticabile in tutte le piccole e medie organizzazioni.

Questa campagna infatti è una delle rare campagne mono-azione: dovete letteralmente riuscire a parlare con i vostri sostenitori!

Quello che va fatto è dimostrare una grande, sincera e piacevole cortesia ai vostri sostenitori raggiungendoli con una telefonata amichevole…oppure, cavalcando le nuove abitudini che ormai sono entrate nelle pelle un po’ di tutti:

  • con una videochiamata (anche su appuntamento);
  • con una videocall su sistemi come Skype, Google Meet etc. (anche su appuntamento);
  • con un messaggio vocale (per enti attrezzati con rubrica Whatsapp o Telegram, solo dopo che non siete riusciti in assoluto a raggiungerli altrimenti).

Gli appuntamenti si possono prendere:

  • con una prima chiamata (difficile però che il tutto non si esaurisca già con questa prima telefonata!);
  • via email (per cui potete pianificare almeno un paio di richiami tra DEM e promemoria in una newsletter);
  • via campagna Facebook (ad esempio utilizzando Facebook Leads targetizzato sul pubblico della vostra pagina). NB: questa azione personamente non l’ho mai testata…ma lo farò di sicuro l’anno prossimo!

Qual è il senso di raggiungere le persone a telefono, o comunque con strumenti del tutto assimilabili?

Il senso è quello di dimostrarsi presente NON PER CHIEDERE ALCUNCHÉ, ma solo per ringraziarli di persona e a voce almeno una volta all’anno, oltre che per conversare e approfondire la conoscenza con loro, e aggiornarli sulle novità dai progetti.

Questa campagna quindi inizia tra gennaio e febbraio per esaurirsi in tre momenti diversi:

  1. in qualsiasi momento dell’anno una volta che siete riusciti a parlare col maggior numero possibile di sostenitori rintracciabili;
  2. in un certo momento dell’anno dopo che avete pianificato la vostra chiamata seguendo le abitudini del donatore. Ad esempio, se avete dei donatori che di norma donano in ottobre, avrebbe molto senso fare queste chiamate in settembre, a mo’ di promemoria implicito (ricordo: NON dovete chiedere, ma solo ringraziare);
  3. come ipotesi 2, dando priorità ai grandi e medi donatori per poi passare ai piccoli donatori e arrivando dove si riesce. Questo per criterio di efficienza nell’uso dei tempi e delle energie dei vostri fundraiser, dato che di sicuro non avete un esercito di telefonisti pronti a tutto!

 

Qual è l’effetto di una chiamata del genere? Sorpresa, compiacimento, gratitudine

Le nostre organizzazioni tipicamente non sono abituate a prendere in mano il telefono se non per chiedere, ricordare di quote di sostegno non pagate o per ricordare del 5×1000…qui invece prendiamo in mano il telefono solo per fare il famoso “donor care” o “donor love” nella sua essenza più pura!

La tentazione di infilare un qualche tipo di proposta in queste chiamate è molto forte, per cui…come gestirla?

Se proprio non puoi fare a meno di trattenerti, almeno limita il tutto ad un promemoria su appelli e campagne in corso che facilmente possono aver già notato (es. campagna 5×1000, un evento online o – speriamo! – un prossimo incontro di persona, oppure una campagna speciale sulla quale vi state spendendo davvero molto).

La migliore gestione di queste chiamate è con un piccola e ordinata squadra di 4 o 5 persone tra fundraiser retribuiti, consiglieri di amministrazione e altri volontari. È tutto più vero, più sentito e più genuinamente condiviso.

 

La Campagna “Riepilogo dell’Anno Prima”

Questa campagna è un grande alleato del fundraising di ogni organizzazione!

Il da farsi è molto semplice: inviare la famosa “ricevuta delle donazioni dell’anno prima” ai vostri donatori (NB: ricordo che questo documento non ha alcun valore fiscale, è solo un promemoria che andrebbe accompagnato dalle ricevute autentiche dei versamenti!).

Infatti, più che di ricevuta sarebbe meglio parlare di “riepilogo”, che riporti appunto l’indicazione di cui sopra (detta in parole semplici): “Questo documento da solo non è valido ai fini di ottenere le agevolazioni fiscali. Va accompagnato con le ricevute autentiche dei tuoi versamenti e così presentato al tuo CAF o commercialista”.

Molte organizzazioni aspettano che i propri donatori si facciano vivi, per poi inviare questo documento solo a chi lo richiede…sbagliato!

Questo documento va inviato a tutti senza attendere richieste, perché…così potete infilarci in mezzo anche un appello di raccolta fondi ben mirato!

Infatti, nel vostro database vedrete che, nel 2020:

  • qualcuno NON ha donato;
  • qualcuno ha fatto 1 sola piccola donazione;
  • qualcuno ha fatto 1 sola media o grande donazione;
  • qualcuno ha fatto 1 sola donazione di importo straordinario;
  • qualcuno ha fatto 2 donazioni;
  • qualcuno ha fatto 3 donazioni o più;
  • qualcuno ha versato raccolte svolte tramite eventi, campagne personali, etc.

Quindi, nell’inviare la famosa ricevuta, avete tutta la possibilità di accompagnare un secondo messaggio personalizzato di fundraising, in questi modi:

  • qualcuno NON ha donato >> “Speriamo che tornerai a sostenere la nostra missione comune! A tal proposito, ti presentiamo questo progetto particolare / questo servizio che ci impegna tutto l’anno…
  • qualcuno ha fatto 1 sola piccola donazione >> “Speriamo che ripeterai questo gesto anche quest’anno!
  • qualcuno ha fatto 1 sola media o grande donazione >> Come sopra, ma più personalizzato (es: lettera con aggiunta di cartolina scritta a mano)
  • qualcuno ha fatto 1 sola donazione di importo straordinario >> “Ti ringraziamo di aver fatto un’enorme differenza. Continuiamo a sognare e a fare assieme!” Qui non proponete altre donazioni, ma di rinsaldare il vostro rapporto di conoscenza.
  • qualcuno ha fatto 2 donazioni >> “Ti ringraziamo della tua costanza e ti invitiamo a mantenerla! A tal proposito, ti invitiamo a scoprire la possibilità di disporre una donazione regolare automatica…
  • qualcuno ha fatto 3 donazioni o più >> Li considerate come donatori regolari, anche qualora non abbiano attivato RID o altre forme di domiciliazione. Quel che puoi dire loro è: “Grazie infinite della tua continua presenza! Con l’occasione ti invitiamo di mantenere la tua costanza. Ti ricordiamo inoltre che c’è questa iniziativa particolare che richiederebbe un piccolo supporto mensile aggiuntivo oltre la quota che versi già…”. L’obiettivo qui è che il donatore aumenti il valore della sua donazione regolare, o che ne aggiunga una ulteriore una tantum durante l’anno.
  • qualcuno ha versato raccolte svolte tramite eventi, campagne personali, etc >> “Grazie infinite, ci auguriamo che vorrai ripetere l’iniziativa dell’anno scorso!”.

Ovviamente per le donazioni e collette in memoria il discorso è delicato, non c’è da spingere alcunché, ma detto com’è, non c’è neanche da pensare che sia impossibile proporre di continuare questa tradizione commemorativa.

Quali strumenti utilizzerai per questa campagna? Lettere e e-mail.

 

Come per tutte le campagne c’è un prima, un durante e un dopo

In particolare:

  • a febbraio e marzo solleciterai l’invito delle variazioni anagrafiche, al fine di aumentare l’attenzione sul prossimo invio delle ricevute e di rendere un ottimo “donor care” sul fronte dei servizi tecnici. Con le email è tutto facilmente gestibile, devi premurati di inserire un promemoria a sé stante (es: biglietto da visita) nel mailing regolare che magari hai in programma tra febbraio e inizio marzo;
  • a fine marzo la raccolta anagrafica deve essere conclusa, di modo che chi presenta la dichiarazione dei redditi già a inizio aprile possa farlo liberamente. Il limite per l’invio dei riepiloghi in massa è effettivamente l’ultima settimana di marzo;
  • da aprile in poi gestirai le richieste individuali che sicuramente arriveranno.

Questa campagna è particolarmente apprezzata dai sostenitori perché, se è vero che le persone NON donano per ottenere agevolazioni fiscali…una volta che hanno donato però apprezzano tantissimo ricevere le agevolazioni fiscali!

È un po’ prendere due piccioni con una fava: mentre fai donor care di qualità (con l’azione che forse davvero più gratificata i sostenitori e più li convince della vostra serietà e preparazione), prepari la pista anche per un appello specifico di fundraising.

Per molte piccole e medie organizzazioni è anche di solito l’unico appello dell’anno davvero personalizzato e specifico…richiede un certo tempo di preparazione per fare le cose per bene, senza confondere i dati e spedendo le cose giuste a tutti, ma ne vale assolutamente la pena, dato che prepara la pista per almeno altri otto o nove mesi a venire!

Bene, abbiamo visto un bel po’ di azioni da cominciare a organizzare in vista del 2021!

Il mio augurio è che tu le provi tutte, magari non per farle già perfette, ma per rinforzare l’abitudine a organizzarvi in anticipo e un po’ alla volta perfezionarle fino a integrarle completamente nel vostro piano annuale di fundraising!

Se, come immagino, hai dubbi o curiosità su questo ultimo punto, iscriviti alla mailing list di  Raccolta Fondi No Stress  per ricevere l’invito al webinar in cui parleremo di questo tema!

Buon lavoro a te e a chi è lì con te…

Avanti Tutta!

Riccardo Friede