Essere un’associazione: EAS e libri sociali

Siamo arrivati a metà del nostro viaggio nel magico mondo dell’associazionismo.

Come avevo dichiarato in partenza, questa rubrica ha lo scopo di darvi le basi per capire se la casa che avete costruito ha fondamenta solide e se tutte le attività di manutenzione sono pianificate e verificate.

Vi ricordo che se ci sono argomenti che vorreste approfondire potete  scrivermi.  Li farò diventare i temi dei prossimi articoli.

E adesso partiamo! Nella  seconda puntata ho analizzato i documenti relativi alla costituzione dell’associazione, ossia l’atto costitutivo e lo statuto.

Cosa succede dopo aver registrato i documenti statutari ed aver preso il codice fiscale?

 

Il modello EAS

C’è un ultimo adempimento formale al quale bisogna adempiere: la compilazione e l’invio del modello EAS entro 60 giorni dalla costituzione.

Non prendete sottogamba questo obbligo perché la sua importanza è pari alla registrazione dei documenti costitutivi.

Quindi la mancanza dell’EAS equivale a non aver adempiuto agli obblighi formali previsti dalla normativa per definirsi associazione (per approfondire l’argomento questo  articolo).

Fatto e inviato il modello EAS, possiamo cominciare a svolgere le attività per le quali abbiamo fondato l’associazione.

 

I libri sociali

Dal punto di vista civilistico il  Codice civile  non impone agli enti associativi la tenuta dei libri sociali, ma la loro tenuta è necessaria per gestire l’ente sia dal punto di vista dei rapporti interni tra i soci sia dal punto di vista amministrativo.

Inoltre, sia le leggi speciali che disciplinano le varie tipologie di associazioni sia la normativa fiscale richiedono la conservazione dei documenti per disporre delle agevolazioni fiscali, quindi avere i libri sociali diventa fondamentale.

I libri sociali da avere sono:

  • libro dei soci,
  • libro dei verbali dell’assemblea dei soci,
  • libro dei verbali del consiglio direttivo,
  • libro dei verbali di ogni altro organo sociale previsto nello statuto (collegio dei revisori dei conti e/o collegio dei garanti).

I libri sociali non devono essere bollati e vidimati e per la tenuta possono essere utilizzati dei semplici registri anche a fogli mobili, basta che i verbali siano archiviati in ordine cronologico.

È fondamentale che siano tutti aggiornati regolarmente, firmati e archiviati con cura.

Nel libro dei soci vengono riportati i dati anagrafici degli associati, la decadenza e l’iscrizione dei nuovi soci. È buona cosa archiviare anche le domande di ammissione da parte dei nuovi soci.

Nel libro dei verbali dell’assemblea dei soci, così come nel libro dei verbali del consiglio direttivo, vanno conservati tutti i verbali relativi alle riunioni svolte dagli organismi con l’indicazione del luogo, data, soci presenti, argomenti in discussione, svolgimento della discussione, votazione e elenco firme dei presenti.

I verbali devono essere firmati dal presidente e dal segretario che li ha redatti.

I libri dei verbali di ogni altro organo sociale previsto dallo statuto funzionano alla stessa maniera.

La tenuta di questi libri è molto importante, perché è da qui che capiamo se nell’associazione c’è vita democratica, se vengono applicati i principi di trasparenza, partecipazione, democraticità, uguaglianza dei diritti e se viene messo in pratica quanto previsto dalla normativa per usufruire delle agevolazioni fiscali.

Ecco quindi che la corretta conservazione di questi registri può prevenire alcune contestazioni da parte degli organi di controllo.

 

I libri contabili

Per quanto riguarda la tenuta dei libri contabili le normative vigenti sono diverse. Sostanzialmente gli adempimenti da mettere in atto aumentano in base alla tipologia e complessità delle attività svolte dall’associazione e al fatturato.

Di base la normativa civilistica impone la redazione e l’approvazione di un rendiconto da cui si rilevino le attività svolte nell’anno.

Nel caso in cui l’associazione eserciti solo attività istituzionale dovrà redigere il rendiconto annuale secondo i criteri dettati nello statuto.

Per fare questo l’associazione dovrà provvedere alla rilevazione delle entrate e delle uscite attraverso un registro di cassa da aggiornare in ordine cronologico.

Nel caso in cui l’associazione svolga anche attività commerciale la situazione si complica: gli obblighi sono ben più precisi, dettagliati e sono stabiliti sia dalle leggi speciali che disciplinano le varie tipologie di associazioni sia dalla normativa fiscale. Per maggiori dettagli puoi leggere questo  articolo.

Nella  prossima puntata  parleremo dell’importanza di essere socio.

Germana Pietrani Sgalla

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