Quanto dobbiamo conservare i documenti contabili e amministrativi?

Anselmo:

Per quanto tempo dobbiamo conservare i documenti contabili e amministrativi dell’associazione?

 

tornaconto&c. risponde:

Purtroppo non c’è una risposta univoca perché la normativa civilistica e quella fiscale definiscono scadenze diverse.

Per gli enti non profit senza partita IVA non esiste una disposizione specifica che stabilisca i tempi di conservazione dei documenti contabili e amministrativi.

Ma considerato che:

  • spesso il confine tra attività istituzionale e quella commerciale è molto labile,
  • tale confine potrebbe comunque essere oggetto di contestazione da parte degli organi accertatori,

consigliamo di attenersi alle regole definite per gli enti non profit con partita IVA.

Quindi le informazioni che seguono tengono conto di questa premessa.

 

Dal punto di vista civilistico

I documenti contabili e amministrativi devono essere conservati per 10 anni.

 

Dal punto di vista fiscale

Se non sono in corso accertamenti fiscali, l’obbligo di conservazione dei documenti contabili e amministrativi cessa nel momento in cui scadono i termini per l’accertamento  (DPR 600/73 art.22).

Se invece sono in corso accertamenti, i documenti relativi alle annualità oggetto del controllo devono essere conservati finché tali accertamenti non siano definiti, quindi anche oltre i dieci anni stabiliti civilisticamente.

Per quanto riguarda i termini dell’accertamento, l’art.43 del DPR 600/73 stabilisce che: “Gli avvisi di accertamento devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione…l’avvio di accertamento può essere notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.

Disposizione analoga a questa è dettata per l’IVA dall’art.57 del  DPR 633/1972.

Per non perdersi tra regole civilistiche e fiscali, ove possibile consigliamo di uniformare le scadenze conservando tutti i documenti contabili e amministrativi per 10 anni.

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