Il libro dei verbali è un testo fondamentale del quale spesso gli enti non profit sottovalutano l’importanza.
Lo capisco dalle domande che mi vengono poste via email, oppure durante i webinar gratuiti ed i corsi di formazione per i dirigenti non profit che organizzo.
Spesso il libro dei verbali viene visto come un adempimento esclusivamente formale che toglie tempo prezioso alla realizzazione delle attività.
Oppure un documento fumoso e complicato che non si sa da che parte cominciare a scrivere, come un tema durante il compito in classe.
In realtà, se ben tenuto e aggiornato, può diventare una della principali prove a difesa dell’ente in caso di controlli fiscali o civilistici.
Ha quindi un’importanza strategica per tutti gli enti non profit, ancor di più per quelli che decideranno di iscriversi al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.
Ecco perché ho deciso di mettere nero su bianco un po’ di consigli pratici per stilare in modo corretto i verbali dell’assemblea dei soci e delle riunioni del Consiglio direttivo.
Ma prima dei consigli, facciamo un po’ di chiarezza sulle regole.
Il libro dei verbali è obbligatorio?
Come ho già scritto in questo articolo, il Codice Civile non impone esplicitamente agli enti associativi la tenuta dei libri sociali, ma stabilisce che le regole di funzionamento delle associazioni sono fissate dagli accordi fra gli associati.
Questi accordi devono essere formalizzati per iscritto e questo accade, nella quasi totalità dei casi, con la predisposizione dello statuto.
Quanto è scritto nello statuto deve essere rigorosamente rispettato, sempre.
Di conseguenza, se lo statuto prevede che delle assemblee e delle riunioni del consiglio siano redatti verbali, questi ultimi devono essere scritti nel libro dei verbali e conservati con cura dell’ente.
La tenuta dei libri sociali (tra i quali il libro dei verbali) è importante perché è da questi libri che si capisce se l’associazione:
- applica i principi di trasparenza, partecipazione, democraticità, uguaglianza dei diritti;
- mette in pratica quanto previsto dalla normativa per usufruire delle agevolazioni fiscali.
Il rispetto di tutti i principi che ho sopra elencato è richiesto da tutte le normative di settore ancora vigenti fino all’operatività del RUNTS.
Non solo: anche l’art.25 comma 2 del Codice del Terzo Settore impone il “rispetto dei principi di democraticità, pari opportunità ed eguaglianza di tutti gli associati e di elettività delle cariche sociali“.
Alla luce di quanto ho esposto fino a qui, la risposta alla domanda del titolo è sì, il libro dei verbali è obbligatorio.
L’importanza del libro dei verbali in caso di controllo esterno
In sede di verifica fiscale i verbali redatti durante le riunioni del consiglio direttivo e dall’assemblea soci sono tra i primi documenti ad essere richiesti per verificare:
- l’esistenza di un’effettiva partecipazione dei soci;
- l’applicazione del principio della democraticità interna.
In più, gli articoli 93 e 94 del Codice del Terzo Settore prevedono che l’Ufficio del Registro Unico del Terzo Settore e l’amministrazione finanziaria effettuino controlli per accertare:
- il perseguimento delle finalità civiche, solidaristiche o di utilità sociale;
- il possesso dei requisiti richiesti per fruire le agevolazioni fiscali per i soggetti iscritti al RUNTS.
La dimostrazione del possesso di tali peculiarità avviene anche nella corretta redazione dei verbali dell’assemblea dei soci e delle riunioni del Consiglio direttivo.
Quindi, non solo li libro dei verbali deve essere presente, ma deve essere tenuto in modo ordinato e deve essere aggiornato.
Come scrivere un verbale in modo corretto?
Lo so, i dubbi sorgono spesso, perché nessuno nasce imparato.
Il verbale è un testo che documenta quanto avviene durante una riunione dell’assemblea dei soci o del Consiglio direttivo.
Chi legge la relazione deve trovarvi le informazioni essenziali per capire cosa è accaduto, quali interventi dei partecipanti ci sono stati e le motivazioni che hanno portato a prendere una determinata decisione.
Il verbale deve essere firmato dal presidente e dal segretario.
È buona prassi allegare al verbale un elenco dei soci con data della riunione ed i punti all’ordine del giorno da far firmare a tutti i partecipanti dell’assemblea o del Consiglio direttivo.
Questo documento sarà la prova attestante l’effettiva partecipazione dei soci.
Quali sono i contenuti del verbale?
Arrivando ai consigli pratici, nell’intestazione vanno riportati gli estremi relativi alla natura dell’atto, ossia se si tratta del verbale dell’assemblea dei soci o della riunione del Consiglio direttivo.
Dopodiché nel verbale dovranno essere previsti:
- l’anno, il giorno e il mese, l’orario e il luogo dove si è svolta la riunione dell’associazione;
- l’indicazione dei soci presenti, la verifica del raggiungimento del numero legale e la validità o meno delle deliberazioni adottate a votazione. È necessario indicare anche le eventuali deleghe di voto che gli associati assenti potrebbero aver conferito a qualche socio presente;
- l’indicazione di chi assume la presidenza della riunione e di chi funge da segretario (il presidente coordina e dirige la discussione, mentre il segretario cura la redazione del verbale e lo sottoscrive insieme al presidente);
- l’elencazione dei punti all’ordine del giorno inseriti nella convocazione, che saranno poi discussi uno alla volta. Nell’eventualità in cui, al momento dell’inizio della riunione o in generale, viene richiesta l’aggiunta di un argomento dopo l’invio della convocazione, è necessario specificarlo nel verbale nelle prime righe del documento;
- una sintesi della discussione avvenuta, rispettando i punti all’ordine del giorno;
- la lettura del verbale stesso effettuata dal segretario prima di terminare la riunione;
- l’orario in cui è terminata la riunione;
- le firme del presidente e del segretario.
Vuoi maggiori informazioni su questo argomento? Vuoi sottoporci un caso specifico? Scrivici.
Germana Pietrani Sgalla
Lavoro dentro e a fianco del mondo no profit da oltre 25 anni. Ho fondato e amministrato organizzazioni attive in campo sociale e culturale. Il mio obiettivo è aiutare le associazioni a lavorare meglio, a crescere in modo sostenibile e vantaggioso.
